Pour faire votre DPAE URSSAF en ligne, connectez-vous à votre espace sur net-entreprises.fr (ou urssaf.fr), choisissez « Déclaration préalable à l’embauche », remplissez les informations de l’entreprise et du salarié, puis validez. La déclaration se fait au plus tôt 8 jours avant l’embauche et toujours avant la prise de poste.
Cela prend 10 minutes environ, à condition d’avoir préparé les bonnes informations. Voici la marche à suivre, les pièges à éviter et ce que vous risquez en cas d’oubli.
DPAE URSSAF en ligne : de quoi parle-t-on exactement ?
La DPAE, ou déclaration préalable à l’embauche, est une formalité obligatoire à chaque recrutement d’un salarié. Elle est adressée à l’URSSAF (ou à la MSA pour le régime agricole).
Une fois le salarié déclaré, il faut organiser son arrivée : horaires, premiers jours, équipe. Un DPAE URSSAF en ligne permet d’intégrer le nouvel embauché aux plannings dès que sa date de début est confirmée.
En une seule démarche, la DPAE remplace plusieurs formalités. Elle sert à déclarer l’embauche à l’URSSAF, à demander l’immatriculation du salarié à la Sécurité sociale s’il n’en a pas, et à l’affilier à l’assurance chômage.
Elle déclenche aussi la demande de visite d’information et de prévention auprès du service de santé au travail. Une seule déclaration, plusieurs démarches réglées.
Pour que le jour J se passe bien, anticipez l’organisation : un outil comme Esperoo aide à répartir les horaires et à prévenir toute l’équipe de l’arrivée du nouveau collaborateur.
Qui doit faire une DPAE ?
Tout employeur qui embauche un salarié, quelle que soit la taille de son entreprise. Cela concerne :
- les CDI, CDD et contrats à temps partiel ;
- les contrats d’apprentissage et de professionnalisation ;
- les stages gratifiés, selon les cas, et les extras ou saisonniers ;
- la première embauche comme les suivantes.
Les particuliers employeurs et les très petites structures peuvent aussi passer par des dispositifs simplifiés (CESU, Pajemploi, TESE), qui incluent la déclaration d’embauche.
Quel est le délai pour effectuer la DPAE ?
La règle est simple : pas trop tôt, pas trop tard. Voici les repères à retenir.
| Situation | Délai | À retenir |
| Cas général | Au plus tôt 8 jours avant l’embauche | Ne déclarez pas plus tôt |
| Limite haute | Avant la prise de poste effective | Visez la veille au plus tard |
| Embauche urgente | Même principe, avant l’arrivée | Le déclarer en ligne prend quelques minutes |
| Accusé de réception | Sous 5 jours ouvrables | À conserver comme preuve |
Une déclaration faite après l’arrivée du salarié est considérée comme tardive. Mieux vaut la planifier dès la signature du contrat.
Comment faire sa DPAE en ligne, étape par étape ?
Étape 1 : accéder au service
Rendez-vous sur net-entreprises.fr ou sur votre espace employeur urssaf.fr. Si vous n’avez pas de compte, créez-le avec votre SIRET. Comptez quelques jours pour l’activation si c’est votre première utilisation.
Étape 2 : choisir la déclaration
Sélectionnez « Déclaration préalable à l’embauche » dans la liste des services. Les informations de votre entreprise sont souvent préremplies.
Étape 3 : renseigner le salarié et le contrat
Saisissez l’identité du salarié, la date et l’heure d’embauche, la nature du contrat et la durée de la période d’essai. Relisez bien chaque champ.
Étape 4 : valider et envoyer
Une fois le formulaire contrôlé, validez. Un récapitulatif s’affiche avec la confirmation de dépôt.
Étape 5 : conserver la preuve
Téléchargez ou imprimez le récépissé. Gardez-le dans le dossier du salarié : il prouve que vous avez respecté l’obligation.
La voie électronique est la règle. Elle est même obligatoire si vous avez effectué plus de 50 déclarations d’embauche l’année précédente.
Quelles informations préparer avant de commencer ?
Rassembler ces éléments à l’avance évite les allers-retours.
| Côté entreprise | Côté salarié |
| Raison sociale et adresse | Nom et prénom |
| Numéro SIRET | Date et lieu de naissance |
| Code APE / NAF | Numéro de Sécurité sociale (si connu) |
| Organisme de recouvrement (URSSAF/MSA) | Date et heure d’embauche |
| Service de santé au travail | Type de contrat, durée, période d’essai |
Si votre futur salarié n’a pas encore de numéro de Sécurité sociale, la DPAE permet de demander son immatriculation. Précisez-le dans le formulaire.
Que se passe-t-il après l’envoi de la DPAE ?
L’URSSAF vous adresse un accusé de réception sous 5 jours ouvrables. Il confirme que votre déclaration a bien été enregistrée.
Le salarié peut, de son côté, recevoir un courrier de confirmation avec son numéro de Sécurité sociale si une immatriculation a été demandée.
Vous pouvez ensuite passer à la suite : contrat signé, visite médicale, accueil et planning des premiers jours. Gardez tous ces documents dans un même dossier.
J’ai oublié ou fait une erreur : que faire ?
En cas d’oubli ou de retard
Ne laissez pas traîner. Effectuez la déclaration immédiatement et contactez l’URSSAF pour régulariser. Une démarche rapide et de bonne foi limite les risques.
En cas d’erreur dans la déclaration
Une faute de saisie (date, orthographe, numéro) se corrige. Utilisez la fonction de modification dans votre espace ou contactez l’organisme sans attendre.
Quelles sanctions en cas de non-déclaration ?
L’absence de DPAE peut être assimilée à du travail dissimulé quand l’omission est volontaire. Les conséquences sont lourdes.
| Sanction | Détail |
| Sanction pénale | Jusqu’à 3 ans de prison et 45 000 € d’amende pour une personne physique |
| Amende pour une société | Jusqu’à 225 000 € |
| Indemnité au salarié | Équivalente à 6 mois de salaire en cas de rupture |
| Autres conséquences | Redressement de cotisations, perte d’aides, contrôle renforcé |
Ces plafonds s’appliquent aux cas les plus graves. Pour un simple retard régularisé vite, le risque est bien moindre, mais il existe.
Les erreurs fréquentes à éviter
- Déclarer plus de 8 jours avant l’embauche : la déclaration peut être refusée.
- Se tromper de date ou d’heure de début de contrat.
- Oublier de conserver l’accusé de réception.
- Confondre la DPAE avec la DSN : la première précède l’embauche, la seconde se fait chaque mois.
- Attendre le dernier moment pour créer son compte en ligne.
Questions fréquentes sur la DPAE en ligne
La DPAE est-elle gratuite ?
Oui. La déclaration en ligne sur net-entreprises.fr ou urssaf.fr ne coûte rien. Méfiez-vous des sites qui la facturent sans raison.
Peut-on faire la DPAE le jour même de l’embauche ?
Elle doit être transmise avant la prise de poste. Le jour même est risqué : prenez l’habitude de la faire la veille au plus tard, ou dès la signature du contrat.
Quelle différence entre DPAE et DSN ?
La DPAE annonce l’embauche avant l’arrivée du salarié. La DSN, déclaration sociale nominative, transmet chaque mois les données de paie et de cotisations.
Faut-il refaire une DPAE pour un renouvellement de CDD ?
En principe, non, tant qu’il s’agit du même contrat renouvelé. En revanche, un nouveau contrat après une interruption demande une nouvelle déclaration. En cas de doute, vérifiez auprès de l’URSSAF.
Peut-on déléguer la DPAE à son comptable ?
Oui. Un expert-comptable ou un prestataire de paie peut la faire pour vous, avec votre autorisation. L’employeur reste toutefois responsable du respect du délai.
Conclusion : une formalité simple, à ne jamais oublier
La DPAE URSSAF en ligne se fait en quelques minutes, gratuitement, et vous protège contre des sanctions lourdes. Le secret, c’est d’y penser dès la signature du contrat.
Préparez vos informations, déclarez dans la fenêtre des 8 jours, conservez le récépissé. Les règles évoluent : vérifiez toujours les consignes à jour sur urssaf.fr avant de déclarer.
